Enfoca tu Caos, multiplica tu Impacto.

El verdadero reto de gestionar una agencia creativa.

Gestionar tareas, correos, equipos y proyectos es, hoy en día, un deporte de alto riesgo. Y lo digo con conocimiento de causa. Como responsable de operaciones en identty y de la gestión directa de muchas de nuestras cuentas clave, mi día a día es una constante negociación entre el orden y el caos. Entre lo urgente y lo importante. Entre la necesidad de reaccionar y la obligación de planificar.

Vivimos en el ruido (digital)

Todos lo sentimos: decenas de notificaciones, correos sin fin, mensajes cruzados, herramientas de trabajo que prometen eficiencia pero suman complejidad… y mientras tanto, la vida sigue. Proyectos en marcha, entregas por cerrar, equipos que coordinar, decisiones que tomar. A todo esto hay que añadirle el hecho de que ya no trabajamos siempre desde una oficina. La movilidad, el teletrabajo y la hiperconectividad han cambiado nuestras rutinas. Y también han puesto a prueba nuestra capacidad de gestión.

La paradoja del correo electrónico

Recientemente, me encontré replanteándome algo que nunca pensé que cambiaría: mi gestor de correo. Siempre fui de los que apuestan por consolidar herramientas, por no hacer demasiados cambios sin una razón justificada. Durante años utilicé Outlook, un sistema robusto, clásico, con el que me sentía cómodo.

Pero la realidad se impuso. Entre el spam, los mensajes irrelevantes y la falta de una estructura clara para priorizar, mi bandeja de entrada se había convertido en un agujero negro. Más de 100 correos al día, de múltiples cuentas y proyectos. Mi socio Antonio, que siempre está a la caza de nuevas herramientas, llevaba tiempo recomendándome Spark. Pero en pleno proceso de implantación de ClickUp, no quería abrir otro frente.

Hasta que ya no fue opcional. La necesidad fue latente y el caos acumulado me empujó a actuar. Probé Spark, y para mi sorpresa, está siendo una gran decisión. Su enfoque por bloques, la categorización inteligente, la facilidad para posponer, priorizar y transformar correos en tareas… me ha devuelto el control y la visibilidad sobre lo que realmente importa.

ClickUp: la revolución en la gestión de tareas

Antes de Spark, ya habíamos dado un paso importante en identty: implantar ClickUp como herramienta central de gestión de tareas y flujos de trabajo. No fue fácil. Ninguna implantación lo es. Pero era necesario.

El departamento de cuentas no puede (ni debe) trabajar al mismo ritmo que el de diseño o el de desarrollo. Cada equipo tiene su tempo, sus prioridades, su lógica productiva. Y eso hay que respetarlo si queremos evitar el colapso.

ClickUp nos permitió, por fin, visualizar la carga real de trabajo, priorizar correctamente y establecer un ritmo de ejecución mucho más saludable. Para mí, es como tener una línea de producción industrial en la que cada engranaje sabe cuándo y cómo tiene que funcionar. Sin choques. Sin interferencias.

El reto de coordinar sin contaminar

Una de las reflexiones que siempre comparto con el equipo es esta: la gestión comercial y la gestión creativa son dos realidades paralelas que deben convivir sin colapsarse. Como si tuviéramos una fábrica donde la línea de producción (creativos, diseñadores, programadores) debe operar con autonomía y foco, mientras que el área de comercial (cuentas, estrategia, operaciones) debe mantener un flujo constante de entrada y salida sin meter ruido.

Esto, llevado al día a día, significa tener procesos, orden y herramientas claras. Pero también cultura organizativa. Una forma común de trabajar. Un entendimiento compartido del valor del tiempo de los demás.

Lo importante es no perderse (y no perder de vista lo importante)

profesionales no es sencillo. Como muchos emprendedores, además de mi rol en identty sigo vinculado a otros proyectos que requieren mi atención y presencia.

Y aquí es donde entra en juego algo que, más allá de cualquier herramienta, resulta clave: la capacidad de filtrar, priorizar y decidir qué merece nuestra atención. Vivimos en una época donde la distracción es constante. Donde cada input compite por robarnos un minuto más. Por eso, encontrar herramientas y hábitos que nos devuelvan el foco es, en realidad, una forma de autocuidado profesional.

¿Y tú, cómo lo gestionas?

Este artículo no pretende dar lecciones. Solo compartir una experiencia, unos aprendizajes y algunas herramientas que me están ayudando a sobrevivir (y a veces, incluso a disfrutar) del caos operativo.